Förvaring av avtal, dokument och kontaktuppgifter

Kollegieblock
Foto: e-magic | CC BY-ND

Digitaliseringen av Sverige innebär inte bara att vi är färre som faktiskt har kontanter, utan även att viktiga dokument såsom avtal och årsbesked lagras digitalt. Antingen på företagets webbplats eller i någon av dom digitala brevlådorna som erbjuds och som allt fler svenskar idag använder sig av.

För mig har digitaliseringen inneburit att samtliga räkningar med fakturaavgift är digitala, antingen som e-faktura eller som autogiro. Jag har också upptäckt att vissa försäkringsbolag är digitaliserade och försäkringsvillkoren skickas inte hem utan lagras på webbplatsen. Nu är jag förutseende och lagrar samtliga viktiga dokument på datorn och i molnet. Detta gäller även dom räkningar och dokument som skickas hem som fysiska brev. Allt skannas och kategoriseras och såväl kontohistorik som räkningar förs in Excel.

Många säger att man inte alls behöver spara sina fakturor eftersom dom inte är ett bevis på betalning, men samtidigt så är det väldigt många som har pärmar där samtliga räkningar från 5-10 år tillbaka prydligt är insatta. Även jag sätter in räkningar som skickas in fysiskt, men föredrar att gå tillbaka antingen i Excel eller månad för månad och öppna pdf-filen. På detta sätt kan jag enkelt se när och varför priset har höjts och vad jag har för försäkringsvillkor eller elförbrukning. Förra året tog detta upp 20 MB i lagringsutrymme.

Vad händer om jag råkar ut för en olycka?

Men om jag skulle råka ut för en olycka där jag blir kraftigt funktionshindrad, avlider eller av någon annan anledning inte kan komma åt mina digitala kopior så kan det bli svårt för anhöriga att få en överblick över min ekonomi och mina försäkringar. Därför funderar jag på att bygga upp en pärm eller förbereda en skrivbordslåda med viktiga dokument. Troligtvis kommer jag fortsatt att förvara bilens registreringsbevis tillsammans med instruktionsboken och försäkringsvillkoren i sin avsedda pärm.

Det jag tror kan vara en bra lösning är att antingen ha kopior på ovan nämnda dokument, på en tillgänglig plats, eller att endast ha listat dom olika försäkringarna jag har, mina banker, betalkort och övriga avtal och relationer i denna pärm. Kanske bör jag även ha en kopia av livsarkivet och testamente (varför har jag inget testamente?) i pärmen och utskrivna telefonnummer och adresser till viktiga anhöriga och vänner som bör kontaktas.

Eftersom jag bor själv är en annan fråga hur man bör placera denna pärm eller skrivbordslåda så att den blir lättillgänglig. Men samtidigt oroar jag mig för att informationen kan bli en svag punkt och ett problem vid ett eventuellt inbrott.

Hur tänker ni, vad har ni för beredskap för ett scenario där ni inte längre kan informera andra personer om vilka avtal, försäkringar och tillgångar som finns eller vilka anhöriga och vänner som bör underrättas?

Säg nej till telefonförsäljare!

Bild på en Diavox telefon
Foto: Holger.Ellgaard

Att en telefonförsäljare arbetar på provision och många ofta använder alla tjuvknep som går för att sälja är ingen nyhet. SVT har börjat granska branschen och deras försäljningsmetoder, vilket är mycket välkommet. I intervjun som sändes i går hade Telephon Sverige AB lurat en äldre kvinna att ingå ett avtal som företagskund, som företag har hon ingen ångerrätt.

Om en telefonförsäljare ringer till dig och du inte är intresserad är det något du ska säga direkt, visst låter det otrevligt men det är bättre att vara rätt fram än att denne både slösar din och sin egen tid på att prata med dig. Om du är intresserad, men försäljaren företräder ett företag du inte tidigare hört talas om kan det vara en bra idé att be att få information hemskickat, vilket du troligtvis aldrig kommer få eftersom denne jobbar på provision och det inte finns material att skicka till dig som kund.

”Av princip tecknar jag inga avtal via telefon!”

Det är inte bara telefonförsäljare som är intresserade av dig, det finns också säljare som knackar dörr och vill erbjuda dig ett nytt och förmånligare el- eller telefonabonnemang. För något år sedan ville en säljare att jag skulle köpa mobilt bredband, en ny teknik som skulle vara bättre än det gamla telefonnätet. Jag argumenterade emot, sa att min hastighet via telefonjacket faktiskt var högre än den hastighet han erbjöd mig, samtidigt som jag uppmärksammade säljaren på att hushållet har möjlighet till internet via kabel-tv.

Möts du av en säljaren på stan kan du säga att du redan är kund hos företaget, eller att du precis har köpt varan eller tjänsten och därför är bunden för en längre period.

Om du verkligen är intresserad av att sänka dina kostnader kan du kontakta det företag som du i dag är kund hos, när ditt bindningstid har gått ut, och fråga om de har ett förmånligare avtal till dig som redan är kund och har varit det en längre period. Om de inte har det, eller om du är öppen för att byta, kan du sedan kontakta andra företag som levererar tjänsten och fråga dem om ett bra avtal och därefter välja det mest förmånliga avtalet med bäst kvalitet.

Låna inte ut pengar utan skuldebrev

Bild på handslag symbol för avtal
Foto: buddawiggi

Det blir allt vanligare att folk lånar ut pengar till vänner efter en låneförfrågan via Facebook. Oftast är det inte personen själv som frågar, det är någon som har kapat kontot och som genomför ett bedrägeri. I fredags läste jag att en kvinna har betalat in hundratusentals kronor på ett konto i Malaysia. Jag trodde att folk var intelligentare än så, tydligen är de inte det.

Om du ska låna ut en större summa är det viktigt att upprätta ett skuldebrev, mall finns b.la. på företagande.se, där man skriver ned summan, eventuell ränta och avbetalningsplan. Brevet ska sedan skrivas under av dig, den som lånat och gärna ett vittne (gärna en jurist vid en större summa). Även om det känns formellt med ett skuldebrev när man lånar ut till vänner är det viktigt, om låntagaren inte betalar tillbaka skulden har du ett bevis på att han eller hon är skyldig dig pengar.

Så om någon av dina vänner skriver på Facebook att denne är i behov av pengar och du vill hjälpa till, ring upp och verifiera att det verkligen är sant, så att det inte handlar om ett bedrägeri. Efter det upprättar ni ett skuldebrev, om det inte rör sig om en struntsumma, och nu har ni båda ett bevis på att du är borgenär.

Är du varslad? Omförhandla dina avtal och spara tusenlappar

Bild på femhundra och hundra kronor
Foto: Riksbanken

Ett varsel behöver inte betyda att du, eller någon av dina arbetskamrater, kommer att förlora jobbet. Förhoppningsvis stannar det vid en varning och allt återgår till det normala. Men oavsett om du har varslats eller om du vet att företaget är inne i en svacka är det bra att se över sin privatekonomi.

Maxtaket i a-kassan ligger i dag på 14 960 kr, 680 kr per dag, före skatt. Jag vet att du i dag känner det så att du inte kommer att klara dig på den inkomsten. Men om du skulle göra det, vilka avtal skulle du förhandla ned och aktiviteter som du skulle prioritera bort?

Förhoppningsvis har du redan i dag en klar bild över din ekonomi, en tydlig budget där du skriver ned inkomster och utgifter och ser överskottet per månad. Om du inte har det är det läge att göra en direkt för att du ska få en överblick över vart pengarna går. För att kunna omförhandla avtal tar du fram dina fakturor och läser bindningstid och kostnader. Efter det går du till respektive bolags hemsida, eller ringer kundtjänsten, fråga om de har ett bra erbjudande till dig. Ett enkelt sätt för att minska sina elkostnader är att besöka elskling.se där du kan se det bästa erbjudandet och teckna ett nytt elavtal.

Innan du tecknar ett nytt avtal så ska du jämföra alla erbjudanden med ditt nuvarande avtal. Hur mycket kommer du att spara per år med det mest förmånliga erbjudandet du har fått? Genom att slå ut mellanskillnaden över 12 månader, eller hela din bindningstid, får du en större summa som du kan jämföra med din timlön. Hur många arbetstimmar har du sparat genom att omförhandla ett avtal?

Om du i dag skulle få veta att du blivit arbetslös och din nettoinkomst kommer att minska med 5-7000 kronor per månad, hur skulle du klara av det? Att under några få månader leva på sin ekonomiska buffert kan fungera, men det är inget alternativ på lång sikt. Om du redan i dag har gjort en plan över vad du kan skära ned på, omförhandlat avtal eller har koll på när bindningstiden för dina avtal går ut, som ett komplement till ditt matförråd och ekonomiska buffert är du bättre förberedd än de flesta.

Jag vet att du tänker ”det drabbar inte mig”, och att du tror att det kommer att lösa sig. Men sitt inte på ändan, börja redan i dag och skriv in i din kalender när bindningstiden för telefoni, bredband, tidningsprenumerationer och allt annat löper ut.

Ingå skriftligt avtal och begär kopia

Bild på handslag symbol för avtalTidigare under veckan lyssnade jag på information från Skatteverket. Bland annat lärde jag mig hur viktigt det faktiskt behålla sitt lönebesked som ett kvitto på att man har betalat skatt. Jag förstår nu också varför man måste kräva en kopia av alla avtal man skriver på, även om man litar på sin arbetsgivare, säljare eller varför man nu ingår ett avtal.

Det pratas ofta om hur viktigt det är att skriva på ett anställningsavtal, varför man inte ska jobba svart. Om du fått ditt första sommarjobb, skrivit på ett anställningsavtal men inte fått något kopia är det inte säkert att din arbetsgivare betalar ut någon lön, trots att denne har sagt det. Kan du inte bevisa att du har ingått ett avtal om anställning kan arbetsgivaren säga ”du jobbar inte här” och på så sätt undgå att betala ut lön för den tid du har arbetat.

Ett muntligt avtal är lika bindande som ett skriftligt, men svårare att bevisa om man inte har spelat in samtalet. Själv ingår jag inga avtal per telefon med okända företag, men det finns många som antingen medvetet gjort det eller fått en räkning hem efter ett samtal med en telefonförsäljare.

Överväg också att digitalisera viktiga avtal med hjälp av en bildskanner. På det viset riskerar de inte att försvinna vid en eventuell brand, stöld eller liknande. Som jag tidigare skrivit är det också viktigt att ha flera kopior på sitt digitalt sparade liv.

Foto: Handshake av buddawiggi CC (by)