Förvaring av avtal, dokument och kontaktuppgifter

Digitaliseringen av Sverige innebär inte bara att vi är färre som faktiskt har kontanter, utan även att viktiga dokument såsom avtal och årsbesked lagras digitalt. Antingen på företagets webbplats eller i någon av dom digitala brevlådorna som erbjuds och som allt fler svenskar idag använder sig av.

För mig har digitaliseringen inneburit att samtliga räkningar med fakturaavgift är digitala, antingen som e-faktura eller som autogiro. Jag har också upptäckt att vissa försäkringsbolag är digitaliserade och försäkringsvillkoren skickas inte hem utan lagras på webbplatsen. Nu är jag förutseende och lagrar samtliga viktiga dokument på datorn och i molnet. Detta gäller även dom räkningar och dokument som skickas hem som fysiska brev. Allt skannas och kategoriseras och såväl kontohistorik som räkningar förs in Excel.

Många säger att man inte alls behöver spara sina fakturor eftersom dom inte är ett bevis på betalning, men samtidigt så är det väldigt många som har pärmar där samtliga räkningar från 5-10 år tillbaka prydligt är insatta. Även jag sätter in räkningar som skickas in fysiskt, men föredrar att gå tillbaka antingen i Excel eller månad för månad och öppna pdf-filen. På detta sätt kan jag enkelt se när och varför priset har höjts och vad jag har för försäkringsvillkor eller elförbrukning. Förra året tog detta upp 20 MB i lagringsutrymme.

Vad händer om jag råkar ut för en olycka?

Men om jag skulle råka ut för en olycka där jag blir kraftigt funktionshindrad, avlider eller av någon annan anledning inte kan komma åt mina digitala kopior så kan det bli svårt för anhöriga att få en överblick över min ekonomi och mina försäkringar. Därför funderar jag på att bygga upp en pärm eller förbereda en skrivbordslåda med viktiga dokument. Troligtvis kommer jag fortsatt att förvara bilens registreringsbevis tillsammans med instruktionsboken och försäkringsvillkoren i sin avsedda pärm.

Det jag tror kan vara en bra lösning är att antingen ha kopior på ovan nämnda dokument, på en tillgänglig plats, eller att endast ha listat dom olika försäkringarna jag har, mina banker, betalkort och övriga avtal och relationer i denna pärm. Kanske bör jag även ha en kopia av livsarkivet och testamente (varför har jag inget testamente?) i pärmen och utskrivna telefonnummer och adresser till viktiga anhöriga och vänner som bör kontaktas.

Eftersom jag bor själv är en annan fråga hur man bör placera denna pärm eller skrivbordslåda så att den blir lättillgänglig. Men samtidigt oroar jag mig för att informationen kan bli en svag punkt och ett problem vid ett eventuellt inbrott.

Hur tänker ni, vad har ni för beredskap för ett scenario där ni inte längre kan informera andra personer om vilka avtal, försäkringar och tillgångar som finns eller vilka anhöriga och vänner som bör underrättas?

Dela

1 kommentar tillFörvaring av avtal, dokument och kontaktuppgifter

  • Björn Balla

    En variant är externa hårddiskar, finns numera på 2 TB. Köp två, en krypterad och en öppen, lagra allt där. Även bilder. 2 TB är ett stort utrymme….
    För ytterligare säkerhet kan man bränna ner det viktigaste på DVD. Måste dock brännas om vart tionde år ungefär – vet dock inte hur bestädigten är på de nyaste DVD:erna

Lämna ett svar

Du kan använda dessa HTML-taggar

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>